¿Crees que un manual de bienvenida es un elemento prescindible? ¿Crees que no hay razones lógicas para invertir en uno de calidad? Bueno, pues en este artículo vamos a argumentarte lo contrario. Vamos a ponernos en la piel del nuevo trabajador. Retrataremos algunos factores que influyen en su motivación, adaptación inicial y comprensión de la organización. Estos factores también son claves para el prestigio de la empresa.

En esta historia, como en la vida real, “los directores son los padres”. El nuevo trabajador se llama Lucas y su responsable directa o responsable de selección se llama María

Déjate llevar. Esperamos que te guste.

-Oye, Lucas. Ya llevamos un tiempo saliendo y me gustaría que conocieras a mis padres. Ven a comer el sábado a casa.

Lucas acepta. Además quiere ser un buen invitado y quiere causar buena impresión. Así que aprovecha para preguntarle a María asuntos básicos sobre el evento y las costumbres familiares. “¿Cómo crees que debería ir vestido?”; “Me quito el piercing”; “¿Llevo una botella de vino o mejor llevo postre?”; “¿Cuál era el equipo de fútbol de tu padre?”.

Llega el día del evento

Lucas está frente a la puerta, con su mejor americana, su botella de vino y muchas ganas de caerle en gracia a la familia y estrechar vínculos. Tardan en abrirle la puerta. Finalmente abre la puerta el hermano mayor. Tiene el teléfono apoyado en el hombro y con un gesto de manos lo invita a entrar apresuradamente; dice en voz baja: “Quédate aquí. Ahora llega María”, y acto seguido desaparece.

Lucas se sienta en el recibidor. “Ya vendrá María”, dice para sí mismo. En ese mismo momento entra en el recibidor la madre de María. “¡Hola! ¿Qué tal estás? ¡Pasa! No te quedes ahí”. “Su hijo me dijo que esperara aquí”. “No, por favor. Pasa. Este Pedro…”. Lucas piensa: “Bueno, por fin me hacen pasar y ya sé que el hermano mayor de María se llama Pedro; es un buen comienzo”. Le da dos besos a la madre, que se presenta como Isabel, y le extiende tímidamente la botella de vino. “Qué amable. No tenías que hacer traído nada. Espera aquí que voy a buscar a Paco, que no sé si la botella va al congelador o la metemos en la nevera y la abrimos después. Un momento, quédate aquí”.

Lucas se queda de pie en el salón. Aprovecha para observar la decoración de la casa. Hay muchas fotografías colgadas de las paredes; le gustaría que María estuviera con él en ese momento, que hiciera ella las presentaciones y además le hablara de las fotografías. Pero María no aparece. Sí aparece Paco, el padre. “¡Ah! ¡Sí! Tú eres Lucas. Hola, yo soy Paco, el padre de María ¿Qué haces aquí de pie?”. “Su mujer me ha dicho que espere aquí”. “No, hombre, no… Si ya está la mesa puesta. Ven conmigo”.

Lucas entra en el comedor con el padre de María. Enseguida se percata de que sólo hay cuatro sillas y cuatro cubiertos, pero no se atreve a decir nada. “Bueno, Lucas, ¿cuéntame? Qué tal tu vida aquí en Barcelona”. “Bien”, responde Lucas con tono dubitativo. “¿Bien, bien?”. “Sí”. “¿No echas nada de menos?”. “¿Y qué iba a echar de menos?”. “No sé qué ibas a echar de menos, hijo; yo nunca he vivido en Córdoba”. “Ni yo tampoco”. “¿No? Pero, ¿tú no eras de Córdoba?”. “No”. “¡Ah! No, ¡tú no! Era aquel… ¿cómo se llamaba? Bueno, es igual; me he confundido”.

Lucas empieza a deducir que su familia política no se toma demasiado en serio este tipo de encuentros

Además, comienza a sospechar que el índice de rotación en la vida sentimental de María es muy superior a lo que ella había mencionado. Pero lo mejor de todo es que María sigue sin aparecer. El padre piensa: “Este es otro carota que se presenta a comer sólo con el hambre”. Y lo sigue pensando durante la siguiente media hora. Hasta que aparece María, con cara de pocos amigos; estaba en la planta superior, arreglándose para el encuentro y tuvo un percance con la plancha.

María trata a Lucas de una manera muy seca y se echa las manos a la cabeza en cuanto ve que sólo hay cuatro cubiertos y cuatro sillas

Pero el broche de oro lo pone la madre, que entra en el comedor con una bandeja de tofu diciendo: “Al menos no nos hemos olvidado de que eres vegetariano”. Así que Lucas, por educación, decide renunciar al bistec que le ofrece el padre –ya que no hay para él-, “aguanta” el evento como puede –se ríe para sus adentros de sus expectativas y de lo motivado que estaba por estrechar vínculos con la familia-, se marcha después del café –tenía pensado quedarse más tiempo para conocer mejor a sus suegros pero se siente realmente incómodo y no va a dar ese paso en mucho tiempo-, llega a su casa visiblemente agotado.

“¿Qué tal tu primer día en casa de tus suegros?”, pregunta su madre. “No me apetece hablar de eso ahora. Los suegros son suegros y las novias… pues eso; hay más peces en el mar y cosas más importantes en esta vida”.

Las personas pasan ocho horas de su vida diaria en el puesto de trabajo. ¿Por qué crees que muchas personas se obligan a creer que el trabajo no es importante? Exactamente, entre otras muchas cuestiones, porque su primer día –por no decir sus primeras dos semanas- se parece bastante a la situación que acabamos de describir.

¡Pero no pasa nada! Para eso tenemos nuestro manual de bienvenida. Que volviendo al ejemplo, en la mayoría de los casos es algo así:

“Bienvenido a la familia González. Nos complace que hayas decidido ser un miembro más y haremos lo posible para que te sientas como en casa. Aquí tienes unas indicaciones que te van a ser de utilidad:

Nuestra casa tiene 200 m2 distribuidos en cocina, comedor, solana, salón, cuatro dormitorios independientes, dos pasillos, tres baños y un jardín.

El salón se utiliza para recibir invitados y el comedor para comer. Esperamos que tu estancia en ambos lugares sea grata y que colabores en su correcto estado de mantenimiento y limpieza. Así que, por favor, utiliza el felpudo antes de entrar, no arrojes líquidos al suelo, no rompas la decoración y no dejes cosas por ahí en medio.

Tenemos sillas y cubiertos, si necesitaras alguno de estos elementos solicítalos y te serán facilitados lo antes posible.

Hay un botiquín en la planta baja. Puedes sufrir caídas al mismo nivel, caídas a distinto nivel si subes aprisa las escaleras y algún que otro cortocircuito en el caso de que manipules enchufes con las manos mojadas. También puede morderte el perro, por eso te aconsejamos que leas atentamente el anexo de riesgos.

Si tienes cualquier duda María te atenderá gustosamente. También puedes trasmitir tus consultas a Paco González y a Isabel Prieto. Gracias por confiar en nosotros, estamos seguros de que juntos haremos grandes cosas”.

Un manual de bienvenida de calidad no es un resumen frío de cifras, distribución, organización básica y supuestos

Un manual de bienvenida de calidad es un elemento clave para tu empresa. Te aporta contenido personalizado, con un tono cercano, adaptado a tu realidad y completamente orientado a tres conceptos clave: motivación, confianza, implicación. Hay que analizar los puntos débiles y las fortalezas de la empresa, extraer la personalidad de la marca y crear un documento con valor, capaz de conectar con el nuevo empleado y minimizar el impacto de posibles imprevistos.

Así que para planificar, crear y redactar un manual de bienvenida de calidad se necesitan: conocimientos de comunicación y gestión empresarial, conocimientos de psicología, conocimientos de técnicas de comunicación para el cliente final (interno), conocimientos de técnicas narrativas, creatividad, tiempo, capacidad de escucha activa y experiencia. No; no es un “copia y pega” ni un “busca una plantilla”.

Hay muchas familias González con Lucas desmotivados, deseando cambiar de novia, entre otras cosas, por la suma de imprevistos iniciales y la impresión que recibe el nuevo trabajador de los “copia y pega”, “busca plantilla”.

Texto: Judith Bosch. IMGENIUZ.